Farde à formulaires Staff d’Unité

Farde à formulaires Staff d’Unité

Sommaire

Introduction

En tant que membre d’un Staff d’Unité, tu prends des responsabilités au sein de notre Mouvement. Bravo et merci à toi !

Pour réaliser ta mission, compte sur ton expérience, tes compétences, les autres membres de ton Staff et sur le Mouvement qui met à ta disposition une structure de soutien : Équipe de Région, Équipe Fédérale, Carrick, etc.

Pour t’aider, appuie-toi sur les publications que les Guides te proposent. Notamment, tu trouveras dans cette farde des informations sur l’ensemble des tâches administratives d’une année Guide.

Les formulaires de cette farde sont à la base destinés aux Animateurs. Certains sont là pour t’informer des démarches qu’ils doivent remplir, d’autres te concernent aussi. Dans cette version qui t’est destinée, nous avons ajouté des formulaires et du texte qui concernent uniquement les Staffs d’Unité.

Le site www.guides.be complète cette farde

Tu y retrouveras :

• la totalité des formulaires à télécharger ;

• le détail des démarches et des informations complémentaires pour chaque formulaire ;

• les modes d’emploi et les tutoriels vidéos pour t’aider à télécharger ou compléter les formulaires qui se trouvent dans SCRIBe.

Une farde à partager

C’est le Chef d’Unité qui la reçoit, mais elle s’adresse à tout le Staff. À chacun, lors de la répartition des tâches, d’identifier les formulaires qui touchent à son domaine (contact avec les parents, gestion des comptes en banque, etc.).

Tous les formulaires en un coup d’œil

Où

se trouvent les formulaires ?

Disponible en papier dans cette farde

Disponible dans la bibliothèque de notre site

• Fiche d’inscription

• Fiche santé

• Protection de la vie privée

• Droit à l’image

• Autorisation parentale

• Invalidité permanente et incapacité temporaire suite à un accident

• Contrat de location/Mise à disposition d’un endroit de camp ou de weekend en Belgique

• Déclaration d’accident et Déclaration de sinistre

• Demande d’ouverture ou de modification d’un compte auprès de la banque CBC

• Demande d’ouverture ou de modification d’un compte auprès d’une banque autre que la CBC

• Fiche Partenaire pour un camp à l’étranger

• Demande d’assimilation comme Animateur breveté

• Demande d’extension de garantie en cas d’organisation d’évènements et festivités

• Demande d’analyse d’eau

• Détail des aménagements à effectuer par le propriétaire

• État des lieux de début et de fin de camp

• Fiche de visite d’endroit de camp pour prairie ou pour bâtiment

• Engagement et préparation de camp Horizons-Routes + canevas

• Préparation de camp Nuton-Lutin-Aventure + canevas et annexes

• Préparation et Évaluation de stage pratique

• Demande de cotisation sociale

• Bilan financier annuel de l’Unité

• Formulaires UniFor : tu les recevras dès ton annonce d’une UniFor sur SCRIBe

• Assurance omnium matériels (encastrés ou déclarés) dans les voitures

• Attestation mutuelle

• Assistance à l’étranger

Disponible dans SCRIBe

Disponible sur le site d’un de nos partenaires

• Déclaration de camp

• Listings de tes Groupes

• Attestation de frais de garde d’enfants de moins de 14 ans (réduction d’impôt)

• Attestations d’appartenance au Mouvement

• Dossier de camp à l’étranger

• Demande de subsides pour les camps auprès de l’ONE

• Commande de tentes et de matériel au Centre de prêt de la FW-B à Naninne (cpm.mouvementsdejeunesse.be)

Administratif

Le soutien et la confiance des parents te sont indispensables. Pour te faciliter le travail, nous avons rassemblé les documents à faire compléter par ceux-ci en début d’année Guide.

Retrouve à la fin du dossier les diverses attestations que tu pourrais être amené à transmettre aux parents.

Formulaires à compléter par les parents

Formulaire

Fiche santé

À conserver par les Groupes

Quand ?

En début d’année Guide

Autorisation parentale

Invalidité permanente et incapacité temporaire suite à un accident

À envoyer au Carrick

Droit à l’image

En début d’année Guide

Protection de la vie privée

À conserver par le G roupe ou l ’ u nité

Fiche d’inscription

En début d’année Guide ou dès l’inscription d’un nouveau membre

Pourquoi ?

Elle reprend les informations du dossier santé de l’enfant et sera présentée au médecin consulté lors du camp, d’une réunion, etc. Elle est à détruire à la fin du camp si aucun dossier n’est ouvert.

Les parents signent le formulaire pour placer leur enfant sous la responsabilité de ses Animateurs lors des activités Guides. Si le camp se passe hors de nos frontières, demande aux parents de faire légaliser l’Autorisation parentale par la commune juste avant le camp.

Les Guides ont souscrit à une police d’assurance complémentaire qui a pour objet de garantir, à la suite d’un accident corporel, tant pendant les activités Guides que sur le chemin de celles-ci, le paiement d’indemnités en cas d’invalidité permanente et/ou en cas d’incapacité temporaire. Nos membres sont invités à remplir le formulaire s’ils souhaitent souscrire à cette assurance.

Lors de nos activités, des photos et vidéos des membres sont prises. Ceux-ci doivent donner leur accord explicite pour la prise et la diffusion d’images sur les supports des Guides. Si tu n’as pas déjà un formulaire de ce type, tu peux utiliser celui proposé afin de récolter, pour l’ensemble du Groupe, le consentement des adultes responsables des membres de moins de 15 ans, ou celui des membres eux-mêmes s’ils ont plus de 15 ans.

Avec ce formulaire, les parents de nos membres mineurs et les Animés/encadrants majeurs ont l’occasion de s’opposer à l’utilisation de leurs données personnelles par un organisme autre que les Guides.

Ce formulaire est destiné à l’Animateur de Groupe ou un membre du Staff d’Unité chargé de l’encodage dans SCRIBe. Il permet de récolter toutes les informations nécessaires auprès des parents. Ne le renvoie pas au Carrick.

• Par choix pédagogique, nous n’acceptons pas l’incription des enfants qui n’auront pas atteint l’âge de 5 ans le 31 décembre de l’année Guide en cours. Même pour le camp, un weekend, une réunion.

• Tu gères les données personnelles des membres de tes Groupes. Utilise-les uniquement dans le cadre de tes fonctions Guides (listings dans SCRIBe, communications vers les parents, etc.) et ne les transmets jamais à des personnes tierces. À la fin de ta mission, supprime ces données de ton listing de contacts (papier et numérique).

• Chaque membre de notre Mouvement a le droit de consulter, rectifier ou effacer ses données personnelles sur simple demande à privacy@guides.be. Présente aux parents les formulaires Protection de la vie privée et Droit à l’image afin que leur volonté à ce sujet puisse être respectée. Réfère-toi à la Charte de la protection de vie privée des Guides, disponible dans les mentions légales de notre site www.guides.be.

Les listings de ton Unité

Tous nos membres sont encodés dans la base de données SCRIBe. Le Staff d’Unité n’a accès qu’à son Unité.

Pour te connecter à SCRIBe, il te faut un login et un mot de passe. Si tu n’en as pas, rends-toi sur scribe.guides.be et clique sur « (ré)obtenir un mot de passe ».

Ensuite, aide-toi du mode d’emploi et du tutoriel vidéo disponibles sur notre site afin de mettre à jour tes listings pour le 15 novembre au plus tard

Si un Groupe est dissout ou si tu crées un nouveau Groupe, il est nécessaire de prévenir la Région et les Guides (scribe@guides.be).

• Toutes les informations demandées sont importantes dans SCRIBe. Aide-toi du formulaire à compléter par les parents pour les récolter. Sois particulièrement attentif à l’adresse postale et aux coordonnées des Animateurs, elles doivent être complètes.

• Quand un nouveau membre rejoint l’un de tes Groupes, encode-le dans la semaine de son arrivée afin qu’il soit directement assuré.

• Les listings de tes Groupes doivent être à jour tout au long de l’année Guide, c’est ta responsabilité.

• C’est le Carrick qui met à jour le listing du Staff d’Unité après chaque élection. Tout changement dans ton Staff en cours d’année est à signaler à l’adresse scribe@guides.be.

Gestion

financière

Compte en banque

Pour gérer l’argent de l’Unité et des Groupes, l’ouverture de comptes en banque et la mise à jour des signataires de ceux-ci sont nécessaires.

Notre Mouvement a signé une convention avec la banque CBC afin de te faciliter la procédure administrative. Nous te conseillons donc d’ouvrir des comptes dans cette banque.

Retrouve toutes les informations nécessaires sur les formulaires d’ouverture ou de modification d’un compte bancaire.

Important !

• Lors de tout changement dans un Staff de Groupe ou d’Unité, veille à mettre en ordre les signataires des comptes grâce au formulaire de demande de modification d’un compte (CBC ou autre). Envoie ce formulaire dument rempli à l’adresse info@guides.be.

• Un compte bancaire doit être ouvert pour personne morale et non pour personne physique. C’est-à-dire qu’un compte ne peut être ouvert avec un nom propre, mais bien avec le nom du Groupe ou de l’Unité (ex. : 10e Unité Nord).

• Seules des personnes faisant partie du Mouvement peuvent avoir accès à un compte de Groupe ou d’Unité. Tes listings doivent donc être en ordre dans SCRIBe.

Les cotisations

Au début de chaque année Guide, nous demandons à chaque Animé et encadrant de l’ASBL de payer une cotisation. Le type de cotisation qui sera payée doit être encodé dans SCRIBe lorsque tu mets à jour les listings. Retrouve les différents tarifs de cotisations sur guides.be : Accueil > Animateur > Administratif > Montant des cotisations.

Points d’attention

• La cotisation couvre l’année Guide de septembre à aout.

• Assure-toi que les familles payent la cotisation de leur enfant dès que celui-ci rejoint ton Unité.

• Les Guides et Les Scouts ont adopté un système identique de cotisations avec des montants uniques. De plus, les réductions de cotisation pour les familles ayant inscrit leurs enfants dans l’un ou l’autre des deux mouvements sont appliquées.

• Les intendants et invités déjà assurés par Les Scouts, SGV, FOS et SGP ne doivent pas repayer une cotisation chez nous, mais tu dois quand même les inscrire dans SCRIBe en tant qu’intendant ou invité.

• Tu recevras trois factures au cours de l’année Guide : une facture d’acompte en octobre ; une facture en fonction de ce que tu auras encodé dans SCRIBe en janvier ; une facture de clôture en aout.

• Payer la cotisation c’est : adhérer au Mouvement et contribuer à son bon fonctionnement ; être assuré pendant les activités Guides ; recevoir les informations et les revues du Mouvement.

Nos activités doivent être accessibles à tous Au moment de demander le paiement de la cotisation aux parents, certaines Unités ajoutent des frais au profit de l’Unité. Le Mouvement ne s’oppose pas à cette pratique tant que le montant demandé reste raisonnable.

La difficulté financière ne doit pas empêcher l’inscription d’un membre. Si un cas se présente dans ton Unité et si ni l’Unité ni la Région ne peuvent aider à payer sa cotisation, envoie à info@guides.be une demande de cotisation sociale grâce au formulaire du même nom avant le 15 décembre.

Comptabilité de l’Unité

Les finances de l’Unité se composent des finances gérées par les Groupes et des finances propres à l’Unité. Selon les Unités, différentes façons de s’organiser existent. Peu importe la formule choisie, une règle est à respecter : la transparence et la rigueur dans la gestion des recettes et des dépenses.

À la convenance de l’Unité, les comptes d’Unité se font sur l’année civile (janvier à décembre) ou sur l’année Guide (du 1er septembre au 31 aout). Chaque année, selon la date convenue avec la Région, le Staff d’Unité envoie le récapitulatif des recettes et des dépenses de l’année passée à la Région.

Assurances

chez les Guides

Les Guides ont souscrit à une assurance RC accident en faveur de tous les membres en ordre de cotisation. Elle couvre les accidents dans le cadre des jeux, des hikes, weekends et camps dans le monde entier.

Nos membres ont la possibilité de souscrire à différentes assurances complémentaires avec ou sans frais ajoutés.

Les assurances comprises dans la cotisation

• Responsabilité civile extracontractuelle (police AXA n° 7055885410123)

• Frais médicaux-accidents corporels (police AXA n° 7055885410123)

• L’assurance incendie des locaux en occupation temporaire. La RC incendie ne couvre que les sinistres occasionnés en Belgique.

Les assurances complémentaires ou facultatives

• Assurance RC incendie locaux des Unités et/ou leur contenu. Les Unités ont la possibilité de souscrire à l’assurance en passant par l’ASBL Les Guides.

• Invalidité permanente et incapacité temporaire suite à un accident.

Prix : voir sur le formulaire.

• L’assurance omnium (dégâts matériels pour deux voitures maximum/deux conducteurs maximum) pour les voitures pendant les camps (police AXA n° 623129717). Souscription dans la Déclaration de camp sur SCRIBe. L’omnium concerne uniquement les voitures immatriculées en Belgique. Les voitures louées ne sont pas concernées. Les Staffs d’Unité sont automatiquement souscripteurs sans devoir se signaler dans SCRIBe.

Prix : compris dans la cotisation annuelle.

• Demande d’extension de garantie en cas d’organisation d’évènements et festivités. Souscription grâce au formulaire du même nom.

Prix : sur demande, tu recevras un devis de notre courtier d’assurances. Sinon, tu recevras la facture directement.

Elle comprend :

1. l’assurance « Dégradations immobilières » : dégradations à l’immeuble pris en location ou mis à la disposition pour l’organisation de l’évènement (+ mobilier, à l’exception des installations sono et appareils électriques susceptibles visés au point 3) ;

2. l’assurance « Accidents » : pour les non-membres ;

3. l’assurance « Tous risques » : pour le matériel électronique emprunté ou loué (matériel hifi, installations de sonorisation et d’éclairage, caméras…).

• Assistance pour les voyages à l’étranger (police AXA Assistance n°8550006). Souscription dans la déclaration de camp sur SCRIBe.

Prix :

- camps en Europe et au Maghreb : compris dans la cotisation annuelle ; - camps en dehors de l’Europe et du Maghreb : www.guides.be/animateur/les-camps/camps-a-l-etranger

• Notre courtier est CI Assurances S.A.

• Chaque nouveau membre est assuré gratuitement pendant trois réunions.

• Pour toute question qui concerne les assurances : assurances@guides.be - 02/538.40.70.

• Sur www.guides.be : police d’assurance responsabilité civile « accidents » individuelle des membres Guides et police d’assurance responsabilité civile « incendie » plus l’avenant qui concerne l’occupation temporaire des locaux et endroits de camp.

Recommandations préalables !

Déclaration d’accident

En cas d’accident corporel d’un membre du Groupe et/ou de lunettes endommagées, même si ça te semble sans gravité.

Déclaration de sinistre

Par ce document, signale tout autre sinistre (incendies, dégradation, etc.) à l’adresse assurances@guides.be. Détaille les circonstances de l’incident. Envoie des photos si possible.

La déclaration d’accident est valable à l’étranger, car nos membres sont couverts par l’assurance accident dans le monde entier.

• Les Animateurs emporteront des Déclarations d’accident et des Déclarations de sinistre vierges à chaque réunion, weekend et au camp. S’ils quittent le local ou l’endroit de camp, ils les mettront dans leur sac à dos.

• La Déclaration d’accident accompagne toujours une visite chez le médecin ou aux urgences d’un hôpital.

• Toutes les questions posées ont leur importance, il est donc nécessaire d’y répondre clairement. Les déclarations incomplètes risquent d’être renvoyées. Cela ralentit le traitement du dossier.

• L’assurance des Guides ne couvre ni les maladies ni les conséquences pouvant résulter d’affections allergiques.

• Cependant, elle couvre les maladies et les réactions allergiques résultant de morsure ou piqure d’animaux, ainsi que l’intoxication et les brulures résultant soit de l’absorption de substances toxiques (exemple : intoxication alimentaire), soit du dégagement de gaz ou de vapeur. Elle couvre aussi les insolations.

• Si les intendants et/ou invités sont déjà assurés chez Les Scouts, les SGP, les Scouts & Gidsen Vlaanderen ou la FOS Open Scouting, c’est la déclaration fournie par leur fédération qui doit être remplie en cas d’accident.

Garde une copie de tout document envoyé.

Formation

Le stage

pratique

Un stage pratique dans le parcours de Formation Guide d’un Animateur est l’occasion d’expérimenter ce qu’il a appris en Formation.

Démarches pour valider un stage pratique :

• minimum un mois avant le stage pratique : l’Animateur rencontre son accompagnateur pour remplir et signer ensemble la Préparation de stage pratique C’est l’occasion pour l’Animateur de discuter de ses objectifs ;

• maximum un mois après le stage pratique : l’Animateur organise une rencontre avec son accompagnateur et complète avec lui son Évaluation de stage pratique Ensemble, ils reliront les objectifs fixés avant le stage et évalueront leur réalisation.

Si l’Animateur effectue deux stages pratiques, il doit rendre une Préparation et une Évaluation pour chaque stage.

À l’adresse infos@guides.be, les Animateurs peuvent commander la Farde de l’Animateur en Formation. Elle contient, entre autres, le formulaire Préparation et Évaluation de stage pratique

Les sessions Organiser

de Formation une UniFor

Dans certains cas, un Animateur peut demander que son diplôme soit reconnu comme brevet d’Animateur. Les conditions sont indiquées dans le formulaire de demande d’assimilation.

L’UniFor (l’Unité en Formation) est un weekend de Formation organisé par le Staff d’Unité pour les Animateurs. Il fait partie du parcours de la Formation d’Animateurs. Ce weekend est reconnu par la Fédération Wallonie-Bruxelles et il peut être subsidié si un dossier est remis au Carrick.

Pour l’organisation du weekend, aide-toi de l’outil Organiser une UniFor ou contacte le Carrick (unifor@guides.be).

Comment faire reconnaitre une UniFor ?

• Minimum six semaines avant le weekend, annonce ton UniFor dans SCRIBe. Aide-toi des modes d’emploi SCRIBe.

• Avant le weekend UniFor, tu recevras du Carrick des formulaires à compléter et à nous renvoyer au plus tard un mois après la Formation.

• Une semaine avant l’UniFor, envoie la liste des Formateurs et le programme à unifor@guides.be.

• Maximum sept jours après le weekend UniFor, envoie ta liste de participants à unifor@guides.be.

Conditions pour la reconnaissance d’une

UniFor par la FW-B

• Minimum 8 participants

• De 8 à 23 participants : minimum 2 formateurs (dont 1 breveté)

• De 24 à 31 participants : minimum 3 formateurs (dont 2 brevetés)

• De 32 à 40 participants : minimum 4 formateurs (dont 2 brevetés)

Dès que tu as annoncé ton UniFor, le Service Pédagogie et Appui-Formation du Carrick t’accompagnera pas à pas, tant au niveau des contenus et des méthodes de Formation que des démarches administratives.

Weekends et petits camps

Tout au long de l’année, déclare (ou demande à tes Groupes de déclarer) les weekends et petits camps dans SCRIBe. Encode ensuite les participants et leur présence.

Cela te permettra de télécharger l’Attestation de frais de garde d’enfants avec toutes les informations correctes depuis SCRIBe.

Aide-toi du mode d’emploi et du tutoriel vidéo qui se trouvent sur notre site.

Transports

en commun

Le réseau TEC met gratuitement des tickets de transport à disposition des mouvements de jeunesse. Fais-en profiter tes Groupes pour les activités pendant l’année et pendant les camps.

Voici un schéma qui clarifie la procédure.

Si tu possèdes une carte MOBIB SNCB, STIB ou De Lijn, appelle le TEC pour la rattacher.

Tu n’as pas encore ta carte MOBIB

Télécharge le document concernant la procédure d’inscription sur eshop.infotec.be.

Complète le formulaire sur le site des Guides : guides.be > Animateur > Les camps > Préparation logistique > Transports > TEC.

Après confirmation des Guides, appelle le TEC pour commander tes titres de transport au plus tard cinq jours avant l’activité !

Attention ! Pour les groupes de plus de 15 personnes, il faut réserver par téléphone au moins 10 jours à l’avance

Valide ta carte dans les transports TEC.

Infos importantes

• La gratuité est valable du vendredi au dimanche, les jours fériés et lors des congés scolaires.

• Tu dois utiliser les lignes et horaires existants.

• En cas d’utilisation d’une carte MOBIB nominative, le titulaire de la carte doit voyager avec le groupe.

• La carte MOBIB coute 5 euros.

Les camps d’été

Le camp se déroule

en Belgique

La préparation d’un camp a toute son importance. Il est donc impératif de respecter les trois étapes suivantes :

1. la Déclaration de camp

Elle est à compléter dans SCRIBe afin de nous donner des informations capitales relatives aux camps.

2. la Préparation de camp

Ce document t’accompagne dans la préparation minutieuse de ton camp.

3. l’Engagement de camp

(Annexe de la Préparation de camp)

Signé par les Staffs, l’Unité et un Cadre de ta Région, il autorise les Groupes à partir au camp après la lecture et la validation de la Préparation de camp

Camps Horizons

Afin que ceux-ci se déroulent dans les meilleures conditions, assure-toi que l’Animateur Responsable a deux années d’expérience dans l’animation au sein des Guides ou dans une autre fédération ET que le Staff compte minimum deux Animateurs qui se sont investis pendant l’année.

Administration du camp

Déclaration de camp

La Déclaration de camp, c’est un formulaire que chaque Staff doit compléter avant le 1er mars dans SCRIBe.

Pour faciliter cette tâche, le Carrick a créé un mode d’emploi et un tuto vidéo qui se trouvent sur https://www.guides.be/scribe.

Il est indispensable de la remplir pour que le Mouvement rassemble toutes les données qui concernent les camps.

Elles nous serviront à :

• demander les autorisations de circulation en forêt au DNF ;

• prévenir la commune de la venue des Groupes sur son territoire ;

• soutenir nos Groupes avec la Cellule de Crise.

Préparation et Engagement de camp

Le camp est le couronnement de l’année Guide. Pour que ce moment si important soit réussi, il faut une préparation minutieuse. C’est tout l’intérêt de la Préparation et de l’Engagement de camp. Animateurs, Staff d’Unité et Cadres de Région jouent un rôle déterminant dans cette démarche.

La Grille de lecture et le dossier Aide à la rédaction de la Prépa de camp t’accompagnent tout au long de ta relecture. Ils pointent les éléments immanquables pour un camp réussi. Retrouve-les sur www.guides.be.

La Préparation de camp doit être relue et validée par le Staff d’Unité, puis par la Région.

L’Engagement de camp est signé par le Staff de Groupe, le Staff d’Unité et le Cadre de Région. Chacun garde une copie.

Tu peux télécharger toutes les Déclarations de camp de ton Unité depuis SCRIBe. Aide-toi du mode d’emploi ou du tuto vidéo disponibles sur notre site.

Logistique du camp

Endroit de camp

Il y a quatre documents destinés à aider les Staffs lors de la location de l’endroit de camp. Ce sont :

• la Fiche de visite (bâtiment ou prairie) ;

• le Contrat de location (dans certains cas, il sera nécessaire de recourir à son annexe) ;

• l’État des lieux de début de camp ;

• l’État des lieux de fin de camp

La Fiche de visite

Elle se décline en deux versions (pour bâtiment et pour prairie) et est destinée à garder une trace écrite des visites d’endroits de camp. Les Staffs pourront ainsi comparer différents lieux et faire leur choix. Elles aident à organiser le camp en fonction du lieu. Conservées par les Groupes ou l’Unité, les fiches serviront l’année d’après, même si le lieu visité n’a pas servi.

Le Contrat de location

LE document à ne pas oublier lors de la visite de l’endroit de camp ! Il a une valeur légale : d’une part, il protège le propriétaire et le locataire (le Staff), et d’autre part, il engage les signataires à respecter strictement ce qui y est stipulé. Si ce n’est pas le cas, la loi intervient en faveur de la partie lésée.

Si des travaux doivent être réalisés par le propriétaire, notamment pour la sécurité du camp, le formulaire Détail des aménagements à effectuer par le propriétaire sera complété.

L’État des lieux

Le premier jour du camp, le propriétaire fera un état des lieux de l’endroit en présence du Staff. Ils rempliront et signeront le formulaire du même nom.

Idem pour le dernier jour. Ils rempliront et signeront le formulaire État des lieux de fin de camp

Commande de tentes et de matériel au Centre de Prêt de la FW-B à Naninne

Le Centre de Prêt de la FW-B à Naninne met gratuitement à disposition des mouvements de jeunesse du matériel de camping, didactique et audiovisuel. Nos membres peuvent aussi y demander des équipements pour la réalisation de fêtes et autres activités Guides.

Procédure pour faire une demande de matériel

Dès le mois de septembre, les Animateurs complètent le formulaire de demande de prêt de matériel qui se trouve sur cpm.mouvementsdejeunesse.be.

Dès qu’il est validé, le Carrick recevra un exemplaire du formulaire, le signera et y apposera le cachet du Mouvement (obligatoire pour le traitement de la demande) avant de le transmettre au Centre de prêt de Naninne. Celui-ci renverra au demandeur une autorisation ou un refus par courrier. Il pourra alors retirer le matériel à l’heure et à la date indiquées sur le formulaire.

À la recherche de tentes

Je n’ai pas de tentes

En Staff, estimez le nombre de tentes dont vous aurez besoin pour le camp.

Achète des tentes en passant par nos partenaires GN Products, CanvasCamp ou T-Eventrent. Propose l’achat collectif à ton Unité ou à ta Région.

Ma demande est acceptée

Bon camp !

Vive la solidarité !

Ma demande est acceptée

Bon camp !

Vive la solidarité !

Ma demande est acceptée

Bon camp !

Vive la solidarité !

Mes tentes sont abimées

Répare tes tentes. Utilise la liste de réparateurs proposée sur www.guides.be.

Envoie une demande de tentes à Naninne : rends-toi sur le site cpm.mouvementdejeunesse.be.

Attention : ne sois pas trop gourmand. Le stock de Naninne est limité et beaucoup de groupes doivent s’y fournir !

• Évite les réservations de plus de 15 jours ou à cheval sur la mi-juillet.

• Réduis ton matériel au strict minimum et assure-toi de prévoir un véhicule assez spacieux que pour tout transporter.

Ma demande est refusée

Solidarité Tentes

Contacte les Guides, qui organisent chaque année des prêts de tentes entre les Unités (info@guides.be).

Ma demande est refusée

• Fais un appel aux parents, peut-être ont-ils de vieilles tentes, tonnelles, bâches…

• Construis des abris pour ton matériel, trouve des idées dans le Carnet Woodcraft.

• Achète des tonnelles, les prix sont de plus en plus démocratiques.

• Loge tes intendants dans de petites tentes igloos.

• Loue des tentes chez T-Eventrent à moindre cout.

Assurance omnium pour les voitures pendant le camp d’été

L’assurance omnium permet aux Animateurs d’assurer par Groupe et par camp maximum deux voitures et maximum deux conducteurs. Le prix de cette assurance est compris dans la cotisation annuelle. Tu peux y souscrire en passant par la Déclaration de camp dans SCRIBe.

Elle couvre les dégâts matériels et s’adresse aux plaques belges. Souscris à cette assurance au moins 10 jours avant le départ au camp. Les voitures en location ne bénéficient pas de cette assurance.

Les Staffs d’Unité sont automatiquement souscripteurs à condition d’avoir payé la cotisation annuelle.

Attention, pout tout conducteur de moins de 23 ans et/ou en cas d’accident sans tiers, une franchise de 600 € reste à charge du Groupe.

Analyse d’eau

S’ils le souhaitent, les Animateurs peuvent demander minimum trois semaines avant le camp, une analyse de l’eau de l’endroit au Service Public de Wallonie. Un formulaire est téléchargeable sur www.guides.be. C’est gratuit !

Les subsides de l’ONE

• L’assurance omnium couvre les dégâts matériels (encastrés ou déclarés), pas corporels, et s’adresse aux plaques belges.

• Les Animateurs doivent y souscrire au moins 10 jours avant le départ. Les Staffs d’Unité sont automatiquement souscripteurs à condition d’avoir payé la cotisation annuelle.

• Les voitures en location ne bénéficient pas de l’assurance omnium.

Location de véhicule

Les Guides ont conclu avec Europcar un contrat de location offrant à nos membres des avantages tels que l’assurance du véhicule loué, une assistance routière, la réduction de l’âge minimal du conducteur (21 plutôt que 25), l’absence de dépôt de garantie... Pour en bénéficier, contacte le Carrick au 02/538.40.70 ou par mail (info@guides.be).

L’Office de la Naissance et de l’Enfance (ONE) est l’organisme de la Fédération Wallonie-Bruxelles qui gère les subsides qui peuvent être attribués à tes Groupes dans le cadre du décret Centres de vacances. Notre Mouvement adhère à ce décret et encourage chaque Groupe à remplir les conditions qu’il définit.

Administrativement, tous les camps Guides sont agréés comme Centre de vacances. Nous comptons sur toi pour te mettre en ordre en ce qui concerne les normes d’encadrement imposées par le décret (voir le tableau dans le Carnet de camp).

Grâce aux informations transmises en déclarant les camps dans SCRIBe, le Carrick informera l’ONE de la tenue des camps.

Le 30 septembre, le Carrick envoie à l’ONE les déclarations de camp dans lesquelles la case « Je souhaite introduire une demande de subsides via SCRIBe » a été cochée. Pour cette date, toute les informations nécessaires doivent donc avoir été encodées dans SCRIBe.

Si ton Unité accueille des Animés en situation de handicap, coche sur l’annexe «Liste des enfants accueillis» la case «Handicapés» et bénéficie d’un subside majoré.

Le camp se déroule

à l’étranger

Retrouve ici les points qui viennent en supplément des procédures citées dans le chapitre « Le camp se déroule en Belgique ». En effet, les procédures décrites pour les camps en Belgique restent d’application à l’étranger.

Pour que ces camps se déroulent dans les meilleures conditions, l’Animateur Responsable doit avoir deux années d’expérience dans l’animation au sein des Guides ou dans une autre fédération ET le Staff doit compter minimum deux Animateurs qui se sont investis pendant l’année.

De plus, si le camp se passe hors Europe, l’Animateur Responsable doit avoir 21 ans accomplis le jour du départ au camp.

Dossier Camp à l’étranger

Ce dossier, à compléter dans SCRIBe, nous informe du projet et de la destination des camps.

Le Staff d’Unité le valide. Les Animateurs doivent compléter et surtout nous faire parvenir les formulaires qui le composent dans les délais indiqués.

Un camp hors Europe

Au plus tard le 1er décembre, les Animateurs doivent :

• compléter le dossier Camp à l’étranger dans SCRIBe ;

• compléter et signer la fiche Partenaire de projet et la télécharger dans le dossier de camp à l’étranger dans SCRIBe.

Au plus tard le 10 mai : demande à tes Horizons de nous envoyer l’Attestation de participation à la formation préparant au voyage à l’étranger et à la rencontre interculturelle, si ta Chaine (ou au minimum la moitié de celle-ci) n’a pas participé au Tour d’Horizon proposé par les Guides.

Un camp en Europe

Au plus tard le 1er mars :

• les Animateurs doivent compléter le dossier Camp à l’étranger dans SCRIB ;

• les Chaines qui ont un partenaire complètent et signent la Fiche Partenaire de projet et la télécharger dans le dossier de camp à l’étranger dans SCRIBe.

Assistance à l’étranger

Pour un camp hors Europe, nous conseillons aux participants n’ayant pas d’Assistance à l’étranger par leurs parents de souscrire à l’Assistance à l’étranger proposée par les Guides. Prix : consulte la page www.guides.be/animateur/les-camps/ camps-a-l-etranger de notre site.

Pour un camp en Europe et au Maghreb

• France, Luxembourg, Allemagne et Pays-Bas : privilégie la CEAM (Carte Européenne d’Assistance Maladie). Elle sera utile pour bénéficier des soins médicaux dont vous auriez besoin pendant le camp.

• Les autres pays de l’Europe et le Maghreb : en plus de la CEAM, et pour les membres qui n’auraient pas encore d’Assistance à l’étranger, les Guides t’en proposent une dont le prix est compris dans la cotisation. Encode ces participants dans SCRIBe.

Assurance omnium (dégâts matériels) pour les voitures pendant le camp d’été

L’assurance omnium est valable à l’étranger dans les mêmes conditions que pour les camps en Belgique, mais uniquement pour les plaques belges et pas pour les véhicules de location.

La souscription à ces assurances se fait 10 jours avant le début du camp dans SCRIBe. Les infos nécessaires se trouvent dans le Carnet de camp Horizon-Route.

L’Assistance à l’étranger comprend :

• l’organisation du retour de l’assuré malade ou blessé ;

• la visite d’un membre de la famille de l’assuré malade ou blessé ;

• le retour anticipé de l’assuré suite à un deuil familial ;

• les frais médicaux et chirurgicaux ;

• les frais d’hospitalisation ;

• les frais du transport jusqu’au centre de premiers soins ;

• en cas de décès de l’assuré, le rapatriement de corps.

• Si le dossier arrive au Service International après le 1er décembre, la destination sera d’office limitée à l’Europe.

• Si la destination change, la procédure recommence.

Location de véhicule

Les voitures louées auprès d’Europcar peuvent partir à l’étranger sous les mêmes conditions que les voitures louées pour un camp en Belgique. L’assurance omnium mission n’est pas valable pour les véhicules de location.

Attestations

Pour diverses raisons, tu pourrais être amené à fournir une Attestation d’appartenance au Mouvement à un parent, un futur employeur, aux propriétaires des endroits de camp… Tu peux la télécharger depuis SCRIBe pour un membre, un Groupe ou ton Unité.

En avril, distribue aux parents concernés l’Attestation de frais de garde d’enfants. Celle-ci leur permet de bénéficier d’une réduction d’impôt pour leur enfant de moins de 14 ans. Elle se télécharge depuis SCRIBe à condition d’avoir encodé les petits camps (weekends) et les camps d’été ainsi que les participants et présences à ces camps.

Dès la fin des camps d’été, distribue aux parents l’Attestation mutuelle. Elle leur permet de récupérer une partie des frais du camp.

Toutes ces attestations sont à télécharger précomplétées depuis SCRIBe. L’Attestation mutuelle et l’Attestation de frais de garde d’enfants se trouvent également sous format Word dans la bibliothèque de notre site www.guides.be.

Utilise les aides SCRIBe mises à ta disposition sur notre site.

Farde à formulaires Staff d’Unité

Cette Farde à formulaires contient les formulaires officiels, à photocopier et utiliser tout au long de l’année, ainsi que l’explication des démarches administratives Guides. Elle te soutient dans la gestion de ton Unité.

Nos publications appliquent les recommandations orthographiques de la Fédération Wallonie-Bruxelles. En application de la charte orthographique/grammaticale prévalant en FW-B, pour l’instant, nous utilisons une orthographe où le genre masculin s’utilise aussi pour les ensembles mixtes.

Une publication des Guides Catholiques de Belgique asbl 2025. Rue Paul-Émile Janson, 35 • 1050 Bruxelles • Tél. 02/538.40.70 • www.guides.be • info@guides.be